Wenn einer fehlt … ist eine aussergewöhnliche Heftreihe, die ich euch wärmstens empfehlen kann. Konkret geht es ums Thema Absenzen- bzw. Präsenzmanagement oder eigentlich eben um all das, was es Menschen einfach macht, am Morgen aufzustehen und mit Freude zur Arbeit zu gehen.
Anne Katrin Matyssek hat dazu vier handliche, kurze Hefte mit je 30-50 Seiten verfasst. Sie verpackt darin in sehr anschaulicher Form all ihr Know-how, das sie sich in den letzten Jahren angeeignet hat. Eine ganz coole Idee finde ich, dass sie sich in jedem Heft an eine andere Zielgruppe wendet und ihre Tipps und Hinweise konkret aus deren Sicht formuliert. So gibt es also je ein Heft für Führungskräfte, Teammitglieder, Personalfachleute und dem (kranken) Mitarbeitenden.
Die Hefte sind günstig (Bezugsquelle siehe unten). Schafft euch das eine oder andere an! Sie sind voller konkreter Tipps und Ideen, die sich sofort mit Gewinn umsetzen lassen. Eigentlich alles relativ selbstverständliche Dinge, an die man aber selten denkt und leider noch weniger oft anwendet. Hier einfach ein paar Beispiele zur Illustration oder solche, die mir besonders gut gefallen.
Wenn einer fehlt …
(Teil 1 – für Führungskräfte)
Für Führungskräfte bedeutet dies oft zuerst mal Stress: Aufgaben müssen anders verteilt oder neu priorisiert werden, das Team wird stärker belastet, sie müssen sich um den kranken Mitarbeitenden kümmern etc.
Ihre ganze Energie brauchen sie deshalb für die Fehlenden. Aber gerade, wenn jemand fehlt, brauche die Anwesenden ihre Aufmerksamkeit. Schnell kann sich die Team-Dynamik ändern. Das Team erwartet, dass die Führungskraft vor allem auch die Mehrarbeit anspricht und würdigt (und für Entlastung sorgt, falls möglich). Solche Extrameilen sind ein Geschenk und haben zumindest ein Danke verdient!
Welcome back-Gespräch
Etwas vom Einfachsten, aber gleichzeitig auch Wirkungsvollsten im Absenzenmanagement ist das Welcome back-Gespräch. Aber Achtung: damit ist aber eben genau nicht das in vielen Firmen bekannte und berüchtigte Rückkehrgespräch gemeinst. Das Welcome back-Gespräch ist das, was man eigentlich sowieso nach jeder Abwesenheit macht, weil es einen ja interessiert, was war und wie es dem Teammitglied geht. Um dem Gespräch jeden Touch von Rechtfertigungszwang zu nehmen, gibt es nach jeder Abwesenheit ein kurzes Welcome back-Gespräch (auch nach den Ferien, Weiterbildung, verlängertem Wochenende etc.). Die Führungskraft zeigt damit zuerst einmal, dass sie die Abwesenheit bemerkt hat und freut sich, dass der Mitarbeitende wieder da ist. Falls nötig, kann auch kurz erwähnt werden, was in der Zwischenzeit passiert ist.
Nach Krankheiten macht es auch Sinn nachzufragen, ob der Mitarbeitende bereits wieder voll leistungsfähig ist und ob sie evtl. etwas mit der Arbeit zu tun hatte. Überhaupt ist es eminent wichtig, das Thema Anwesenheit und Erkrankung (auch psychische) regelmässig zu thematisieren. Im Heft finden sich auch diverse gute Ideen, wie man das anpacken kann.
Wenn einer fehlt …
(Teil 2 für
Team-Mitglieder)
Wenn einer oder mehrer fehlen, bedeutet dies auch für das Team immer zuerst mal Stress: Mehrarbeit, gestresste Führungskraft, Sorgen um die Kranken, vielleicht kränkelt man auch selber ein bisschen. Deshalb ist es in solchen Situationen am Wichtigsten dafür zu sorgen, dass es dem Team und einem selber möglichst gut geht! Also gut für sich selber schauen und sich auch gegenseitig unterstützen.
Extrameilen werden in solchen Situationen sicher sehr geschätzt, trotzdem sollte niemand den Helden spielen. Wie kann ich aber in solchen Situationen Nein sagen, wenn’s mir zu viel wird?
Wenn einer immer wieder fehlt
Anne Katrin Matyssek verhehlt auch nicht, dass im Team negative Emotionen gegenüber Kollegen entstehen können, die oft fehlen. Gerade hier findet sie die richtigen Worte, um in konkreten Situationen Handlungsoptionen aufzuzeigen, ohne einfach nur zu beschönigen. Ein guter Tipp: statt zu lästern, besser für sich selbst Partei ergreifen!
Wenn einer fehlt …
(Teil 3 für Personalfachleute)
Viele Führungskräfte fühlen sich in solchen Situationen überfordert und möchten dann, dass Personalverantwortliche übernehmen. Dieses Heft bietet dir viele Ideen und konkrete Tipps, wie du die Führungskräfte hier unterstützen und ihnen den Rücken stärken kannst.
Mir gefällt hauptsächlich, dass sich eine einfache, absolut grundlegende Botschaft durch das ganze Heft durchzieht. Fehlzeiten senken heisst: Miteinander reden und Wertschätzung vermitteln.
Führungskräfte sind nicht schuld, aber sie können viel tun
Weil das offene, direkte Gespräch so wichtig ist, sind Fehlzeiten ganz klar ein Führungsthema. Deswegen sind Führungskräfte aber nicht schuld, wenn jemand krank ist. Es ist gerade umgekehrt: Führungskräfte müssen sich bewusst sein, wie viel sie dafür tun können, dass ihre Mitarbeitenden gesund bleiben. Die Beziehungsaufgabe ist meist wichtiger als die Sach- / Fachaufgabe! Und persönliche Gespräche wie auch Wertschätzung / Anerkennung zeigen sind dafür die Basis.
Ein nicht unwesentliches Element dafür ist, dass Führungskräfte zeigen, dass sie die Absenzen und Anwesenheiten (!) im Blick haben. Mitarbeitende spüren sehr genau, ob sich ihre Vorgesetzten für sie interessieren, ob sie ihnen egal sind oder nicht.
Du wirst auf Widerstände stossen
Ja, das ist so sicher wie das Amen in der Kirche. Führungskräfte definieren sich typischerweise über andere Dinge als Beziehungspflege und Kümmerer-Mentalität. Gerade hier bietet das Heft auch wieder eine Menge einfacher Tipps, wie du ihnen gegenüber argumentieren kannst und ihre eigenen Vorteile dabei aufzeigen kannst.
Gute Besserung!
(Heft 4 für kranke Teammitglieder)
Viele Führungskräfte fühlen sich in solchen Situationen überfordert und möchten dann, dass Personalverantwortliche übernehmen. Dieses Heft bietet dir viele Ideen und konkrete Tipps, wie du die Führungskräfte hier unterstützen und ihnen den Rücken stärken kannst.
Anstatt einem Blumenstrauss oder zusammen mit einer Schachtel Pralinen soll dieses Heft kranken Teammitgliedern sagen: „Du bist wichtig! Du fehlst hier und wir brauchen dich – aber wir brauchen dich fit. Also von Herzen gute Besserung!“
Dieses Heft ist eine kleine Ergänzung der ganzen Reihe, aber wohl die schönste Idee dabei. Es überbringt viel Wertschätzung und Sicherheit („meine Teamkollegen haben mich nicht vergessen, sie verstehen meine Situation und sind mir nicht böse“). Gleichzeitig zeigt es aber in einfachen Absätzen auch auf, dass eine solche Abwesenheit für die Führungskraft und das ganze Team nicht einfach ist und zusätzlichen Stress verursachen kann.
Das Heft motiviert ganz einfach auf positive Art zum gesund werden, ohne irgendwelchen Druck zu machen.
Keine Theorien, sondern konkrete Ideen
Die ganze Reihe ist meiner Meinung nach rundum gelungen und präsentiert aus vier verschiedenen Perspektiven einen riesigen Fundus an Handlungsoptionen und konkreten Verhaltensweisen. Dieser Fokus auf die Umsetzung in täglichen Situationen im Betrieb ist ihre grosse Stärke.
Wenn du eine Masterarbeit schreiben möchtest, brauchst du wahrscheinlich andere Literatur. Wenn du aber in deinem Unternehmen im Bereich Gesundheit, Kultur, Wellbeing konkret etwas bewegen möchtest, sollten diese vier Hefte immer griffbereit auf deinem Schreibtisch liegen.
Die Hefte können direkt bei der Autorin oder bspw. über Amazon bezogen werden.